Dữ liệu trong cơ quan nhà nước phải trung thực, chính xác và được cập nhật đúng quy trình. Không vì áp lực chỉ tiêu, thành tích hoặc lợi ích trước mắt mà tự ý sửa, làm sai lệch dữ liệu. Chuyển đổi số chỉ thực sự có ý nghĩa khi thông tin trong hệ thống phản ánh đúng sự thật, giúp cơ quan quản lý giải quyết công việc chính xác và phục vụ người dân tốt hơn.

Một buổi sáng tại Bộ phận Một cửa phường An Bình, chị Hòa ngồi trước màn hình máy tính, rà soát danh sách các hộ kinh doanh cần bổ sung, điều chỉnh thông tin trên hệ thống dữ liệu của phường.

Trên bàn làm việc của chị là một danh sách dài. Có hộ kinh doanh đã chuyển địa điểm nhưng chưa nộp đủ giấy tờ chứng minh địa chỉ mới. Có hộ đổi số điện thoại liên hệ. Có hộ thiếu bản cập nhật giấy đăng ký kinh doanh. Tất cả đều đang được hệ thống ghi nhận ở trạng thái “chờ bổ sung”.

Chị Vân, cán bộ văn phòng, bước đến với một tập tài liệu trên tay.

“Chị Hòa, chiều nay phường phải chốt số liệu để gửi báo cáo chuyển đổi số của quý. Anh Phong đang cần tỷ lệ hồ sơ hộ kinh doanh được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.”

Chị Hòa vẫn nhìn vào màn hình.

“Tôi đang rà soát đây. Hiện còn mười chín hồ sơ chưa thể xác nhận hoàn thành. Có hộ thay đổi địa chỉ nhưng chưa nộp giấy tờ, có hộ đổi số điện thoại, có hộ thiếu giấy đăng ký kinh doanh bản cập nhật.”

Chị Vân thở dài.

“Mười chín hồ sơ thì tỷ lệ sẽ thấp hơn chỉ tiêu khá nhiều. Anh Phong vừa nhắc, quý này phường phải cố gắng không để tụt hạng.”

“Tôi biết,” chị Hòa đáp. “Nhưng hồ sơ chưa đủ thì phải ghi đúng là chưa đủ. Tôi đang lập danh sách để liên hệ từng hộ, hướng dẫn họ bổ sung.”

Từ bàn làm việc bên cạnh, anh Dũng quay sang.

“Chị Hòa làm thế thì đến bao giờ mới kịp. Mình cần báo cáo hôm nay, chứ đâu phải chờ người dân đủ giấy tờ rồi mới báo cáo.”

“Báo cáo phải dựa trên tình trạng thực tế,” chị Hòa nói. “Không thể ghi là hoàn thành khi dữ liệu vẫn thiếu.”

Anh Dũng hạ giọng.

“Chị cứ chuyển trạng thái mười chín hồ sơ đó thành ‘đã hoàn thành cập nhật’. Những mục nào còn trống thì để sau người dân đến bổ sung. Hệ thống chỉ cần hiện tiến độ tốt, còn nội dung chi tiết mình vẫn có thể hoàn thiện dần.”

Chị Hòa nhìn thẳng vào anh Dũng.

“Không được. Khi chuyển sang ‘đã hoàn thành’, hệ thống sẽ hiểu hồ sơ đã được kiểm tra, xác minh và đủ điều kiện sử dụng. Nếu sau này cán bộ khác tra cứu, họ sẽ dựa vào đó để xử lý việc liên quan.”

“Chị nghiêm trọng hóa vấn đề quá,” anh Dũng nói. “Tôi đâu bảo chị xóa dữ liệu hay sửa thông tin của người dân. Chỉ thay đổi một trạng thái kỹ thuật để báo cáo đỡ xấu thôi.”

“Trạng thái hồ sơ cũng là dữ liệu,” chị Hòa đáp. “Nó phản ánh hồ sơ đã hoàn thành hay chưa. Nếu thực tế chưa hoàn thành mà mình ghi hoàn thành thì đó là sai.”

Anh Dũng nhún vai, quay lại bàn làm việc.

“Rồi chị cứ làm theo cách của chị. Đến lúc báo cáo không đạt, lại phải giải trình vì sao cả phường không hoàn thành chỉ tiêu.”

Gần trưa, ông Lâm, chủ một hộ kinh doanh trên địa bàn, bước vào Bộ phận Một cửa. Trên tay ông cầm điện thoại và một tập hồ sơ.

“Chào chị, tôi muốn hỏi về thông tin hộ kinh doanh của tôi trên ứng dụng. Sáng nay tôi mở ra thì thấy hồ sơ hiển thị ‘đã cập nhật đầy đủ’, nhưng tôi chưa nộp giấy điều chỉnh địa chỉ mới.”

Chị Hòa nhận điện thoại của ông, kiểm tra thông tin.

“Ông cho tôi xin mã hồ sơ hoặc số căn cước để tôi tra cứu.”

Ông Lâm đọc thông tin. Chị Hòa gõ máy tính, rồi sắc mặt thay đổi.

“Đúng là hệ thống đang hiển thị hồ sơ của ông đã hoàn thành cập nhật. Nhưng trong hồ sơ điện tử chưa có văn bản điều chỉnh địa chỉ kinh doanh.”

Ông Lâm lo lắng.

“Thế có nghĩa là địa chỉ nào đang được dùng? Tôi chuyển cửa hàng sang chỗ mới gần một tháng rồi. Tôi chưa kịp hoàn thiện giấy tờ vì bên cho thuê mặt bằng mới chưa giao đủ hồ sơ. Nếu hệ thống ghi đã hoàn thành, sau này thông báo thuế hay giấy mời vẫn gửi về địa chỉ cũ thì tôi biết đường nào mà nhận?”

“Ông yên tâm,” chị Hòa nói. “Tôi sẽ kiểm tra ngay. Theo quy trình, khi chưa có tài liệu xác minh thì hồ sơ phải ở trạng thái chờ bổ sung, không thể xác nhận hoàn thành.”

Anh Dũng nghe thấy, bước đến.

“Ông Lâm, ông đừng lo. Trạng thái trên ứng dụng chỉ là thông tin tạm thời. Khi nào ông nộp đủ giấy tờ thì chúng tôi cập nhật lại.”

Ông Lâm nhìn anh Dũng.

“Tạm thời là sao? Tôi nhìn thấy ‘đã hoàn thành’ thì tôi hiểu là cơ quan đã xử lý xong. Nếu tôi không đến hỏi, tôi còn không biết thông tin của mình đang bị ghi thế nào.”

“Hệ thống đôi khi có sự đồng bộ chậm,” anh Dũng đáp. “Ông cứ về chuẩn bị giấy tờ, chúng tôi sẽ điều chỉnh.”

Chị Hòa nhìn anh Dũng.

“Anh Dũng, đây không phải chuyện đồng bộ chậm. Hồ sơ đã bị thay đổi trạng thái. Tôi cần biết ai thực hiện và căn cứ nào để xác nhận hoàn thành.”

Anh Dũng hơi lúng túng.

“Chị làm gì mà căng thẳng vậy? Có thể ai đó thao tác nhầm.”

Ông Lâm nói rõ:

“Tôi chỉ cần biết dữ liệu của tôi có đúng hay không. Nếu chưa đủ giấy tờ thì cứ ghi chưa đủ, tôi sẽ bổ sung. Nhưng không thể ghi đã xong trong khi tôi chưa làm.”

Chị Hòa in phiếu tiếp nhận, ghi nhận phản ánh của ông Lâm.

“Tôi xin lỗi ông vì sự bất tiện này. Tôi sẽ báo cáo lãnh đạo phường và trả lời ông bằng văn bản sau khi kiểm tra.”

Buổi chiều, bà Thu, một chủ hộ kinh doanh khác, đến quầy với vẻ bối rối.

“Chị Hòa ơi, tôi nhận được tin nhắn nói hồ sơ của tôi đã hoàn tất. Nhưng tháng trước chị bảo tôi phải bổ sung số điện thoại liên hệ mới và giấy xác nhận địa điểm kinh doanh. Tôi chưa kịp làm.”

Chị Hòa kiểm tra máy tính.

“Hồ sơ của bà cũng đang hiển thị đã hoàn thành. Bà chưa nộp bổ sung gì đúng không?”

“Chưa chị ạ. Tôi còn đang chờ con trai in giúp mấy giấy tờ. Tôi tưởng có khi nào cơ quan đã có thông tin khác nên mới báo hoàn thành.”

Chị Hòa nhìn sang anh Dũng. Anh Dũng tránh ánh mắt chị.

“Bà Thu, tôi ghi nhận việc này. Bà chưa cần nộp lại hồ sơ ngay hôm nay. Tôi sẽ rà soát và thông báo chính xác cho bà về những giấy tờ cần bổ sung.”

Sau đó, chị Hòa quay sang chị Vân.

“Chị Vân, nhờ chị trích xuất lịch sử thao tác của các hồ sơ hộ kinh doanh trong tuần này, nhất là các hồ sơ chuyển từ ‘chờ bổ sung’ sang ‘đã hoàn thành’.”

“Có chuyện gì vậy chị?”

“Có dấu hiệu một số hồ sơ đã được xác nhận hoàn thành khi chưa có đủ tài liệu. Tôi cần đối chiếu trước khi báo cáo lãnh đạo.”

Anh Dũng bước đến.

“Chị Hòa, chị làm thế này có cần thiết không? Có mấy hồ sơ thôi, mình sửa lại là xong. Báo cáo lãnh đạo rồi ai cũng bị ảnh hưởng.”

“Chính vì liên quan đến nhiều người nên càng phải báo cáo,” chị Hòa nói. “Dữ liệu của người dân không phải việc riêng của một cán bộ để muốn sửa thế nào thì sửa.”

Cuối buổi chiều, ông Phong, Phó Chủ tịch phường phụ trách công tác cải cách hành chính và chuyển đổi số, chủ trì cuộc họp khẩn. Trên màn hình là danh sách các hồ sơ bị thay đổi trạng thái.

“Chị Vân báo cáo kết quả kiểm tra,” ông Phong nói.

Chị Vân đứng dậy.

“Qua trích xuất nhật ký hệ thống, trong hai ngày gần đây có mười hai hồ sơ hộ kinh doanh được chuyển từ trạng thái ‘chờ bổ sung’ sang ‘đã hoàn thành cập nhật’. Các hồ sơ này chưa có đủ tài liệu xác minh theo quy định. Tài khoản thực hiện thao tác là tài khoản được cấp cho anh Dũng.”

Căn phòng im lặng. Ông Phong nhìn anh Dũng.

“Anh Dũng, anh giải thích thế nào?”

Anh Dũng đứng lên. Ban đầu, giọng anh còn cố giữ bình tĩnh.

“Tôi thừa nhận có chuyển trạng thái một số hồ sơ. Nhưng tôi không sửa địa chỉ, không sửa số căn cước, không xóa thông tin nào. Tôi chỉ muốn báo cáo tiến độ của phường không bị thấp. Tôi nghĩ khi người dân nộp bổ sung thì mình cập nhật lại cũng được.”

“Anh có căn cứ nào để xác nhận các hồ sơ đó đã hoàn thành không?” ông Phong hỏi.

“Dạ, không. Nhưng tôi nghĩ đây là việc kỹ thuật, không gây hậu quả lớn.”

Chị Hòa nói:

“Thưa anh Phong, việc này đã ảnh hưởng trực tiếp đến người dân. Ông Lâm thấy ứng dụng báo hồ sơ hoàn thành nên lo lắng vì địa chỉ kinh doanh thực tế chưa được xác minh. Bà Thu cũng nhận tin nhắn tương tự. Nếu không phát hiện sớm, các hộ có thể hiểu rằng họ không cần bổ sung giấy tờ, còn cơ quan quản lý lại dựa vào trạng thái hoàn thành để tổng hợp số liệu hoặc xử lý công việc khác.”

Ông Phong nghiêm giọng:

“Chuyển đổi số không phải là biến những con số trên báo cáo thành đẹp hơn. Mục tiêu là để dữ liệu phục vụ người dân và công tác quản lý. Một dữ liệu sai, dù chỉ là một trạng thái hồ sơ, cũng có thể dẫn đến thông báo gửi sai địa chỉ, thủ tục bị chậm, người dân mất thời gian đi lại, thậm chí cơ quan ban hành quyết định không phù hợp với thực tế.”

Anh Dũng cúi đầu.

“Anh nói không sửa nội dung chính, nhưng trạng thái ‘đã hoàn thành’ là dữ liệu phản ánh kết quả xử lý hồ sơ. Khi chưa đủ căn cứ mà anh tự ý chuyển trạng thái, anh đã làm sai lệch dữ liệu trong hệ thống của cơ quan nhà nước.”

“Tôi chỉ sợ phường không đạt chỉ tiêu,” anh Dũng nói. “Tôi nghĩ làm như vậy rồi sẽ sửa lại sau.”

“Nếu ai cũng nghĩ ‘sửa lại sau’ thì không còn ai biết dữ liệu nào là thật, dữ liệu nào chỉ để đối phó,” ông Phong đáp. “Chỉ tiêu không thể là lý do để cán bộ tự ý làm sai thông tin.”

Ngày hôm sau, chị Hòa tiếp ông Lâm và bà Thu tại Bộ phận Một cửa. Trên bàn là các phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ.

“Thưa ông Lâm, sau khi rà soát, chúng tôi đã khôi phục trạng thái hồ sơ của ông về ‘chờ bổ sung’. Đây là danh mục giấy tờ cần hoàn thiện để điều chỉnh địa chỉ kinh doanh. Khi ông nộp đủ, chúng tôi sẽ cập nhật đúng quy trình và thông báo kết quả cho ông.”

Ông Lâm cầm tờ hướng dẫn.

“Tôi chỉ mong dữ liệu của mình được ghi đúng. Tôi không ngại bổ sung giấy tờ, chỉ sợ trên hệ thống ghi một kiểu, thực tế lại một kiểu.”

“Chúng tôi xin lỗi ông vì sai sót đã làm ông phải mất thời gian,” chị Hòa nói. “Phường đang rà soát toàn bộ các hồ sơ có liên quan để bảo đảm thông tin được khôi phục chính xác.”

Bà Thu hỏi:

“Vậy là tôi vẫn phải bổ sung đúng không chị?”

“Dạ đúng. Nhưng bà yên tâm, chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể để bà không phải đi lại nhiều lần. Nếu bà chưa chuẩn bị được bản sao, bộ phận một cửa sẽ hỗ trợ quét và cập nhật hồ sơ điện tử khi bà mang bản gốc đến đối chiếu.”

Anh Dũng từ phía trong bước ra. Anh có vẻ trầm hơn trước.

“Ông Lâm, bà Thu, tôi xin lỗi vì việc thay đổi trạng thái hồ sơ đã khiến hai người lo lắng. Tôi đã xử lý không đúng và sẽ phối hợp để khắc phục toàn bộ dữ liệu liên quan.”

Ông Lâm nói:

“Tôi không cần báo cáo đẹp. Tôi cần thông tin của mình đúng để còn làm ăn, nộp thuế, nhận thông báo. Mong các anh chị sau này đừng để người dân phải tự đi kiểm tra xem dữ liệu của mình có thật hay không.”

Sau khi rà soát, chị Hòa, anh Dũng và chị Vân cùng ngồi đối chiếu lại danh sách các hồ sơ chưa hoàn thiện.

Anh Dũng nói:

“Trước đây tôi cứ nghĩ số liệu chỉ là số liệu. Chỉ cần báo cáo đạt là phường đỡ bị nhắc nhở. Nhưng khi ông Lâm hỏi về địa chỉ kinh doanh, tôi mới thấy một thao tác của mình có thể làm người dân không biết phải tin vào đâu.”

Chị Hòa đáp:

“Dữ liệu không tự nhiên mà có. Mỗi dòng thông tin đều gắn với một con người, một hộ kinh doanh, một quyền lợi hoặc nghĩa vụ cụ thể. Làm đúng thì có thể chậm hơn một chút, nhưng người dân còn biết họ cần làm gì và cơ quan cũng có căn cứ để giải quyết.”

“Tôi sẽ phối hợp gọi từng hộ để hướng dẫn bổ sung,” anh Dũng nói. “Còn những hồ sơ chưa đủ thì cứ để đúng trạng thái chưa đủ. Không thể vì thành tích mà làm sai sự thật.”

“Đó mới là chuyển đổi số có ý nghĩa,” chị Hòa nói. “Hệ thống hiện đại đến đâu cũng không thể phục vụ tốt nếu dữ liệu bên trong không trung thực.”

Vài ngày sau, trong buổi giao ban của phường, ông Phong phát biểu trước toàn thể cán bộ, công chức.

“Từ vụ việc vừa qua, phường yêu cầu tất cả cán bộ được cấp tài khoản truy cập hệ thống dữ liệu phải sử dụng đúng thẩm quyền, đúng quy trình và chịu trách nhiệm về thao tác của mình. Không tự ý thay đổi, làm sai lệch hoặc xác nhận dữ liệu khi chưa có căn cứ. Khi có áp lực chỉ tiêu, cần báo cáo khó khăn, đề xuất giải pháp hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ, không được dùng dữ liệu để đối phó.”

Chị Hòa nói thêm:

“Chúng ta có thể tăng cường hướng dẫn trực tuyến, nhắn tin nhắc người dân, bố trí ngày hỗ trợ bổ sung hồ sơ hoặc phối hợp với tổ dân phố. Nhưng tuyệt đối không được biến hồ sơ chưa hoàn thành thành hồ sơ hoàn thành chỉ để báo cáo đẹp hơn.”

Anh Dũng đứng lên.

“Tôi xin nhận trách nhiệm về sai sót của mình. Tôi mong mọi người coi đây là bài học chung: giữ thành tích bằng dữ liệu sai không phải là thành tích, mà là làm mất niềm tin của người dân.”