Trong nhiều năm, một tấm bằng đại học, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hay các loại giấy tờ công khác của Việt Nam muốn sử dụng ở nước ngoài thường phải trải qua một hành trình không đơn giản. Giấy tờ được chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền trong nước, sau đó tiếp tục được xác nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi giấy tờ sẽ được sử dụng.

Chiều ngược lại, giấy tờ công của nước ngoài khi đưa vào Việt Nam cũng phải trải qua quy trình tương tự.

Cơ chế này xuất phát từ một nguyên tắc dễ hiểu: mỗi quốc gia cần có cơ sở để xác định chữ ký, con dấu và thẩm quyền của cơ quan đã lập, cấp giấy tờ nước ngoài trước khi chấp nhận giấy tờ đó có giá trị sử dụng trong lãnh thổ của mình. Tuy nhiên, khi nhu cầu học tập, làm việc, đầu tư, kinh doanh và dịch chuyển dân cư xuyên biên giới ngày càng tăng, quy trình nhiều tầng cũng trở thành một điểm nghẽn đáng kể.

Từ nhiều khâu xác nhận đến một chứng nhận duy nhất

Công ước Apostille tạo ra một cơ chế đơn giản hơn. Thay vì yêu cầu cơ quan đại diện ngoại giao của nước tiếp nhận tiếp tục xác nhận giấy tờ, cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập sẽ cấp một chứng nhận Apostille. Chứng nhận này là cơ sở để giấy tờ công được sử dụng trực tiếp tại các quốc gia thành viên khác theo cơ chế của Công ước.

Điểm đáng chú ý nằm ở việc Apostille không phải là một hình thức “công nhận nội dung” của giấy tờ. Về bản chất, chứng nhận này nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, như tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu hoặc tem trên giấy tờ. Việc cơ quan tiếp nhận có chấp nhận nội dung, giá trị pháp lý hay điều kiện sử dụng giấy tờ theo pháp luật nước mình hay không vẫn là vấn đề thuộc thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

Sự phân định này rất quan trọng. Apostille có thể cắt giảm đáng kể một tầng thủ tục, nhưng không có nghĩa mọi giấy tờ sau khi được cấp Apostille đương nhiên được chấp nhận cho mọi mục đích.

Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille là Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Đây là đầu mối có ý nghĩa trực tiếp đối với người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục đưa giấy tờ công của Việt Nam ra sử dụng ở nước ngoài.

Lợi ích không chỉ nằm ở việc “bớt một con dấu”

Ước tính mỗi năm có gần 700.000 lượt giấy tờ công được trao đổi giữa Việt Nam và nước ngoài. Với khối lượng này, việc rút ngắn một tầng xác nhận có thể tạo ra tác động đáng kể nếu được triển khai đồng bộ và thuận lợi trên thực tế.

Nhóm hưởng lợi dễ nhận thấy nhất là những người thường xuyên phải sử dụng giấy tờ xuyên biên giới. Một du học sinh có thể phải chứng minh bằng cấp, bảng điểm; người lao động cần sử dụng các giấy tờ về nhân thân, trình độ; người Việt Nam ở nước ngoài có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính; hay người kết hôn với công dân nước ngoài đều có thể gặp yêu cầu về giấy tờ công.

Trước đây, mỗi khâu xác nhận không chỉ phát sinh lệ phí mà còn kéo theo thời gian đi lại, chờ đợi, chuẩn bị hồ sơ và nguy cơ phải bổ sung giấy tờ nếu có sai sót. Khi một tầng xác nhận được loại bỏ, chi phí tuân thủ của người dân cũng có cơ hội giảm theo.

Với doanh nghiệp, tác động còn có thể được nhìn ở một phạm vi rộng hơn. Các hồ sơ pháp lý, giấy tờ về doanh nghiệp, ủy quyền hoặc tài liệu phục vụ giao dịch quốc tế nếu được xử lý nhanh hơn sẽ góp phần rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ. Trong môi trường đầu tư, một thủ tục hành chính dù chỉ kéo dài thêm vài ngày cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ ký kết hợp đồng, triển khai dự án hoặc hoàn tất một giao dịch.

Vì vậy, giá trị của Apostille không chỉ nằm ở việc giảm số lần người dân phải đi lại. Quan trọng hơn, đây là bước chuyển từ tư duy “kiểm tra qua nhiều tầng” sang cơ chế công nhận dựa trên một chuẩn chung giữa các quốc gia tham gia Công ước.

Hiệu quả cuối cùng phụ thuộc vào khâu thực thi

Dù vậy, không nên nhìn Apostille như một giải pháp có thể tự động tháo gỡ mọi vướng mắc trong sử dụng giấy tờ xuyên biên giới. Chứng nhận Apostille chỉ giải quyết vấn đề xác thực nguồn gốc của giấy tờ trong phạm vi Công ước. Người dân vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung, hình thức, bản dịch hoặc điều kiện sử dụng giấy tờ theo pháp luật của quốc gia tiếp nhận, nếu những yêu cầu đó vẫn được đặt ra.

Do đó, hiệu quả của cơ chế mới sẽ phụ thuộc lớn vào cách các cơ quan có thẩm quyền tổ chức tiếp nhận, cấp chứng nhận và cung cấp thông tin cho người dân. Một quy trình được rút từ nhiều tầng xuống một tầng nhưng vẫn khó tiếp cận, thiếu hướng dẫn hoặc chưa được số hóa đầy đủ thì lợi ích thực tế sẽ bị hạn chế.

Ở góc độ rộng hơn, Apostille có thể được xem là một mảnh ghép của quá trình cải cách thủ tục hành chính trong bối cảnh Việt Nam hội nhập ngày càng sâu. Khi người, vốn, hàng hóa, dịch vụ và tri thức di chuyển qua biên giới thường xuyên hơn, giấy tờ pháp lý cũng cần có một cơ chế lưu chuyển tương xứng.

Một chứng nhận thay cho nhiều lần xác nhận vì thế không đơn thuần là câu chuyện “giảm thủ tục”. Nếu được vận hành hiệu quả, Apostille có thể giúp giảm chi phí tuân thủ, rút ngắn thời gian giao dịch và quan trọng hơn là tạo thêm một chuẩn chung để giấy tờ công của Việt Nam có thể lưu thông thuận lợi hơn trong môi trường quốc tế.