Mới đây, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 2695/QĐ-BTC công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ. Quyết định có hiệu lực ngay từ ngày ký và thay thế nội dung công bố đối với 4 thủ tục tại Quyết định 1474/QĐ-BTC ngày 24/4/2025.

Đáng chú ý, các thủ tục được cập nhật bao phủ khá rộng, từ đăng ký tham gia, điều chỉnh đóng đến cấp, cấp lại, đổi sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế.

Bốn nhóm thủ tục được sửa đổi, bổ sung

Nhóm thứ nhất là thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; đồng thời cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế.

Đối với thủ tục này, hồ sơ có thể bao gồm tờ khai của đơn vị, danh sách người tham gia, điều chỉnh đóng và một số giấy tờ liên quan tùy trường hợp. Theo nội dung được công bố, thời hạn giải quyết đối với đăng ký, điều chỉnh thông tin và báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng là 5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Trường hợp đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất, thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc.

Một điểm đáng chú ý là trong trường hợp các giấy tờ cần thiết đã có trong cơ sở dữ liệu do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý hoặc trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ và đáp ứng điều kiện khai thác, người lao động, người sử dụng lao động không phải tiếp tục cung cấp những giấy tờ này.

Nhóm thứ hai là thủ tục đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm tai nạn lao động theo hình thức tự nguyện; đồng thời cấp sổ bảo hiểm xã hội.

Nhóm thứ ba liên quan đến người chỉ tham gia bảo hiểm y tế, gồm đăng ký đóng và cấp thẻ bảo hiểm y tế.

Nhóm thứ tư là thủ tục cấp lại, đổi hoặc điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Như vậy, thay đổi lần này không đơn thuần là điều chỉnh tên gọi hay biểu mẫu. Các thủ tục được rà soát theo hướng cập nhật lại trình tự, phương thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, cơ quan thực hiện, đối tượng áp dụng, điều kiện, kết quả cũng như căn cứ pháp lý. Đây là những nội dung tác động trực tiếp đến người tham gia và bộ phận nhân sự, kế toán, bảo hiểm của doanh nghiệp.

Giảm giấy tờ phải đi cùng với dữ liệu chính xác

Điểm đáng quan tâm nhất từ góc độ thực tiễn là yêu cầu khai thác dữ liệu thay cho việc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.

Đây là hướng đi phù hợp với quá trình số hóa quản lý bảo hiểm xã hội. Khi dữ liệu giữa các hệ thống được kết nối và có thể khai thác hợp pháp, việc cắt giảm giấy tờ không chỉ giúp người dân giảm thời gian đi lại mà còn hạn chế tình trạng cùng một thông tin phải kê khai nhiều lần.

Tuy nhiên, số hóa thủ tục cũng đặt ra một yêu cầu ngược lại: dữ liệu phải đúng và được cập nhật kịp thời. Một thông tin sai về nhân thân, quá trình đóng, đơn vị sử dụng lao động hoặc thời gian tham gia có thể khiến việc giải quyết quyền lợi về sau phát sinh vướng mắc. Vì vậy, cải cách thủ tục hành chính chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi đi cùng với việc chuẩn hóa dữ liệu và cơ chế để người tham gia phát hiện, điều chỉnh sai sót một cách thuận tiện.

Với doanh nghiệp, việc cập nhật thủ tục cũng có ý nghĩa đáng kể. Các trường hợp báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội vốn phát sinh thường xuyên, đặc biệt tại những doanh nghiệp có biến động lớn về lao động. Việc hồ sơ, biểu mẫu và cách thức thực hiện thay đổi đòi hỏi bộ phận phụ trách phải rà soát quy trình nội bộ, tránh tiếp tục sử dụng biểu mẫu hoặc cách thức thực hiện theo quy định cũ.

Quy mô tham gia BHXH tiếp tục tăng, nhưng dư địa vẫn còn lớn

Việc cải cách thủ tục diễn ra trong bối cảnh độ bao phủ bảo hiểm xã hội tiếp tục được mở rộng. Theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đến ngày 31/8, cả nước có 22,408 triệu người tham gia bảo hiểm xã hội, tương đương 97,1% kế hoạch được giao. Trong đó, số người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc là 19,865 triệu người, đạt 98% kế hoạch.

Cùng thời điểm, số người tham gia bảo hiểm thất nghiệp đạt 17,886 triệu người, còn bảo hiểm y tế đạt 98,286 triệu người, tương ứng 98,7% và 99,1% kế hoạch.

Từ nay đến cuối năm, toàn hệ thống bảo hiểm xã hội đặt mục tiêu phát triển thêm 661.900 người tham gia bảo hiểm xã hội, gồm 397.200 người tham gia bắt buộc và 264.600 người tham gia tự nguyện.

Những con số này cho thấy bài toán hiện nay không chỉ là mở rộng số người tham gia mà còn phải làm cho việc tham gia và duy trì bảo hiểm trở nên thuận lợi hơn. Với bảo hiểm xã hội tự nguyện, chẳng hạn, thủ tục đơn giản, dễ tiếp cận và minh bạch thông tin có thể là một trong những yếu tố hỗ trợ người dân duy trì quá trình tham gia lâu dài.

Ở chiều ngược lại, với bảo hiểm xã hội bắt buộc, chất lượng thực hiện thủ tục của doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ghi nhận thời gian đóng của người lao động. Do đó, cải cách thủ tục hành chính cần được nhìn nhận không chỉ ở góc độ “giảm một bộ hồ sơ”, mà rộng hơn là giảm chi phí tuân thủ và hạn chế sai sót trong toàn bộ vòng đời tham gia bảo hiểm.

Đây cũng là lý do việc công bố rõ thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết và trách nhiệm của cơ quan thực hiện có ý nghĩa quan trọng. Khi quy trình được chuẩn hóa, người dân và doanh nghiệp có thêm căn cứ để chủ động thực hiện, đồng thời có thể xác định rõ vướng mắc nằm ở khâu nào nếu thủ tục không được giải quyết đúng thời hạn.

Trong bối cảnh mục tiêu mở rộng độ bao phủ bảo hiểm xã hội vẫn được đặt ra cho những tháng cuối năm 2026, việc cập nhật 4 nhóm thủ tục lần này vì vậy không chỉ là một thay đổi về hành chính. Nếu được thực hiện đồng bộ với việc kết nối dữ liệu, chuẩn hóa thông tin và nâng cao khả năng phục vụ trực tuyến, những cải cách này có thể góp phần biến chính sách bảo hiểm từ một nghĩa vụ thủ tục thành một dịch vụ công thuận tiện hơn đối với người lao động, doanh nghiệp và người dân.